Automatisering van de crediteurenadministratie
Weet je wat je crediteurenadministratie kost per factuur?
Het Institute of Finance Management (IOFM) heeft gemeten dat de kosten zonder automatisering van de crediteurenadministratie rond de € 16 per factuur liggen. Dit geldt als je geen factuurautomatisering hebt en < 20.000 facturen verwerkt door je team per locatie. Dit is nog exclusief de kosten van je boekhoud-/ERP-systeem, de kosten voor fysieke documenten zoals cheques en de zeer aanzienlijke inspanningen buiten het crediteurenteam waarmee medewerkers en managers te maken krijgen om ze goed te keuren. Dit komt er allemaal bovenop.
Weet je wat de extra verborgen personeels- en managementgoedkeuringskosten per factuur zijn buiten het crediteurenteam?
Het creëren van de business case is meestal erg moeilijk voor het crediteurenteam. Het is bijna onmogelijk om precies de tijd te kwantificeren die medewerkers en managers buiten hun afdeling besteden aan het lokaliseren van de oorspronkelijke persoon die de goederen of diensten heeft aangevraagd. Vaak genoeg moet de medewerker met de leverancier overleggen om echt vast te stellen of de factuur correct is. Ondertussen krijgt de crediteurenadministratie geen antwoord en moet ze extra tijd besteden aan het achterhalen van informatie. Al deze heen en weer communicatie neemt kostbare tijd weg van het bedrijf en is vaak aanzienlijk duurder dan de kosten binnen de crediteurenadministratie. Afhankelijk van het salarisniveau van de goedkeurder liggen de typische extra kosten per factuur tussen € 18 en € 27, bovenop de typische kosten van € 16 binnen de crediteurenafdeling. De totale kosten per factuur zonder volledige naadloze Purchase-to-Pay automatisering kunnen dus gemakkelijk oplopen tot € 34 - € 43.
Een andere KPI om je prestatieniveau te analyseren is welk percentage van je facturen volledig automatisch wordt verwerkt zonder menselijke inspanning op je crediteurenafdeling. Als je momenteel onder de 90% zit, zou je moeten kiezen voor een moderne end-to-end inkoopoplossing zoals ebidtopay. Pure factuurautomatiseringsoplossingen die alleen facturen digitaliseren en er informatie uithalen, pakken alleen de symptomen van het probleem aan.
Je moet de onderliggende oorzaak aanpakken, namelijk dat je alleen facturen moet betalen die een goede inkooporder hebben en dat je alleen moet werken met leveranciers die betrouwbaar zijn en ernaar streven om je facturen te sturen die overeenkomen met je inkooporder. Anders betaal je uiteindelijk te veel, accepteer je afwijkende uitgaven en ben je niet in staat om je vraag te bundelen met leveranciers die echt aan je eisen voldoen. Bekijk onze ROI-calculator waarmee je met de cijfers kunt spelen en een concreet idee kunt krijgen van je ROI en terugverdientijd voor het investeren in een moderne end-to-end purchasetopay-oplossing.
57% van de bedrijven boekt de crediteurenadministratie nog steeds deels handmatig in ERP-stijl, wat uw bedrijf kwetsbaar maakt voor crediteurenfraude
Cybercriminaliteit tiert welig. Als je geen systeem zoals ebidtopay hebt voor end-to-end automatisering van inkoopfacturen en beheer van stamgegevens van leveranciers, neemt het risico op fraude elk jaar aanzienlijk toe. Uit onderzoek van EY blijkt dat organisaties met handmatige crediteurenadministratie sommige kwetsbaarder maken voor crediteurenfraude. In 2022 leden organisaties wereldwijd meer dan € 12.1 miljard verlies door crediteurenfraude.
